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タイムカードを紛失された場合

●はじめに

残業代の支払いを請求するには,残業代の支払いを求める労働者が残業をしたことを証拠により証明しなければなりません。
タイムカードには退勤時刻が打刻されており,残業時間を証明する有力な証拠となります。労働者が使用者に対し提出したタイムカードを使用者が残業代請求を免れるために紛失した場合,残業代の支払いを請求できなくなるのでしょうか?
以下の通り,タイムカードを紛失された場合であっても残業代の支払いを請求することはできます。

●タイムカードを紛失された場合

企業の中には,残業代の支払いを防ぐためタイムカードを紛失する場合もありますが,定時にタイムカードを切る企業やそもそもタイムカードを使用していない企業もなかにはあります。定時にタイムカードを切る企業やタイムカードを採用していない企業に対しても,残業をしたことを証明できる証拠があれば残業代を請求できるので,タイムカードを紛失されたからといって残業代の請求をあきらめる必要はありません。タイムカードに代わる証拠を収集すればよいのです。
確かに,タイムカードには退勤時刻が打刻されており残業代請求の有力な証拠となりますが,残業代請求においては労働者が実際に働いた時間が問題となるので,タイムカード以外の証拠により残業した時間を証明できれば残業代を請求できることになります。

●タイムカードに代わる証拠

タイムカードを紛失された場合であっても,タイムカードに代わる勤怠記録があれば残業の有力な証拠になります。勤怠は紙により管理されている場合やパソコン上で管理されている場合があります。
使用者は勤怠記録を最低3年間保存する義務があるので,勤怠記録を紛失されるという心配はありません。
では,残業の証拠である勤怠記録をどのように確保すればいいのでしょうか,在職中と退職後で収集方法が異なります。

・在職中

在職中であれば,勤怠記録はコピーをとったり,写真を撮ったりすることが可能です。

・退職後

退職後の場合,会社への出入りは困難であるので,勤怠記録の開示を求めることになります。しかしながら開示を求めたとしてもとしても拒否してくる場合があります。その場合,裁判所に証拠保全の申立てをする必要があります。

●タイムカード以外の証拠

タイムカードが紛失されたとしても,以下の証拠の組み合わせで残業したことを証明することができます。

・業務日報や勤怠データ

業務日報には会社が認めた具体的な業務の内容が書かれているので,残業をしていた場合にはその内容も書かれていることから,残業の証明に役立ちます。
勤怠データは勤怠記録がパソコンで保管されているものであり,残業の証明に役立ちます。勤怠データは印刷やスクリーンショットでUSBに保管することで収集が可能です。

・会社のパソコンから個人用のメールアドレスに送信したメール

会社からメールアドレスを支給されていた場合,そのメールアドレスを利用して個人用のメールアドレス(携帯,パソコン等)に出社時刻と退社時刻を毎日メールで送信しておく方法があります。会社内からメールを送信することでIPアドレスによりメールを送信した時刻に会社にいたことがわかります。
この方法で,何時間会社にいたか,何時間残業していたかを証明することに役立ちます。
また,営業等により会社の外にいて勤務後直帰する場合でも,会社から支給されているパソコンがあればこれを利用して個人用のメールアドレスにメールを送るのがいいでしょう。
もっとも,会社からメールアドレスやパソコンを割り当てられていない場合や,割り当てられたメールアドレスを使って個人用のメールを送ることが禁止されている場合は別の証拠の収集方法を検討する必要があります。

・携帯電話から個人用のメールアドレス送信したメール

会社からメールアドレスやパソコンを割り当てられていない場合や,割り当てられたメールアドレスを使って個人用のメールを送ることが禁止されている場合は,携帯電話を利用して個人用のメールアドレスに出退勤時間を送信する方法があります。
もっとも,この方法は,会社のパソコンからメールを送信するほど残業の証明には役には立ちませんが,メールの送信日時が残るので残業代の計算には役立つ場合があります。

・会社のパソコンのログイン・ログアウト履歴

会社からパソコンを支給されて業務を行う場合や,パソコンを使用する業務である場合,ログインやログアウトが必要になるのでこの時間を記録することで,残業時間の計算に役立つ場合があります。

・手帳のメモ

手帳等に記録する場合は,正確に出退勤時刻を記入すること,残業があった場合はその理由を詳細に書いておくことが必要となります。
この方法は,メモとして残しておくものであり容易に改ざんができるので,残業を証明する証拠としては強くありません。
もっとも,他の証拠と組み合わせて使用すると残業の証明がしやすくなります。

・GPS履歴,防犯カメラの記録

GPSの履歴や防犯カメラの記録を利用することで会社にいた時間を証明することができ,残業の証明に役立ちます。

・残業承認書や残業指示書

これらの書面は使用者から残業の指示があったことを証明する証拠となります。残業承認の内容が記載された書面や,使用者からの残業の指示のメール,メモ等があれば,残業の証明に役立ちます。

・家族や同僚の証言

上で挙げたような書面がなくても,家族や同僚に協力をしてもらって,残業を証明するという方法もあります。

●おわりに

残業代の請求は,労働者の正当な権利でありますが,残業代の支払いを求める労働者が残業をしたことを証拠により証明しなければなりません。タイムカードは確かに残業時間を証明する有力な証拠となりますが,使用者にタイムカードを紛失された場合に残業代の請求をあきらめる必要はありません。タイムカード以外にも残業を証明する証拠は複数考えられるので,これらを確保すれば,タイムカードがなくても残業代の請求が可能となります。
当事務所では,残業代請求に関し経験豊富な弁護士が在籍しております。残業代請求を検討されている方は,当事務所の弁護士にご相談いただくことをお勧めします。

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